Tipps und Tricks für die Buchhaltung – So sparen Sie Geld!

Für viele Unternehmer/innen gehört die eigene Buchhaltung nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Aber wenn man sich an bestimmte Regeln hält, geht alles ganz schnell.

Wichtig ist eine vollständige und geordnete Ablage.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass dadurch eine Finanzamtsprüfung um einiges besser verlaufen kann und der Prüfer weniger oder sogar keine Beanstandungen hat.

Sollte die Buchhaltung durch einen Steuerberater bearbeitet werden, hat die Ordnung höchste Priorität. Sie sparen Zeit und Geld, wenn Sie dem Steuerberater die Buchhaltungsunterlagen sortiert und vollständig übergeben.

Wir haben für Sie nützliche Tipps aufgelistet, wie Sie Geld sparen und ohne Bedenken der Prüfung des Finanzamts entgegensehen können

Legen Sie einen Ordner mit sechs Registern/Unterteilungen an – dies gilt auch bei digitalen Lösungen wie zum Beispiel Datev Unternehmen Online, Steuerbüro Online, Dropbox.

Die Register/Unterteilungen/Ordner bezeichnen Sie mit folgenden Begriffen:

• Kasse

• Bank

• Kreditkartenabrechnungen

• Ausgangsrechnungen

• Eingangsrechnungen

• Buchhaltungsauswertungen/Umsatzsteuervoranmeldungen

Verträge und wichtige Dokumente

Hierfür sollten Sie bei Papierablage/digitaler Ablage ein weiteres separates Register/separaten Ordner einrichten.

Wichtig ist auch, dass Sie gleich nach Abschluss eines Vertrages Ihrem Steuerberater eine Vertragskopie weitergeben, dadurch können Rückfragen und der entsprechende Mehraufwand vermieden werden.

Zu den einzelnen Ordnern ist Verschiedenes zu beachten.

Kasse

Unter diesem Register ordnen Sie sämtliche Rechnungen und Quittungen der Bareinnahmen und Barausgaben. Die Sortierung erfolgt nach dem Belegdatum.

Die Kasse darf niemals ins Minus geraten, sonst wird diese nicht ordnungsgemäß geführt.

Bank

In diesem Ordner legen Sie alle relevanten Kontoauszüge ab. Die Sortierung erfolgt nach fortlaufendem Datum.

Ausgangsrechnungen

Hier fügen Sie sämtliche Rechnungen ein, die Sie Ihren Kunden ausgestellt haben. Bitte beachten Sie dabei: Auch hier sollte die Sortierung nach dem Datum erfolgen.

Wichtig: Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss fortlaufend sein.

Eingangsrechnungen

In diesem Ordner/unter diesem Register legen Sie sämtliche Rechnungen ab, die Sie von Ihren Lieferanten oder Dienstleistern erhalten. Onlinerechnungen und Rechnungen, die Sie per PayPal bezahlt, sowie Rechnungen, die Sie mit der EC-Karte bezahlt haben sollten, sollten nicht vergessen werden. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass solche Rechnungen oft übersehen werden. Beachten Sie hierbei auch die Sortierung nach dem Datum.

Wichtig: Der bezahlte Betrag kann ohne Rechnung nicht als Betriebsausgabe verbucht werden.

Besonderheit:

Die Vorsteuer der Eingangsrechnungen ist immer in dem Monat abzugsfähig, in welchem die Rechnung gestellt wurde (Rechnungsdatum).

Sollten Sie nach dieser Anleitung vorgehen und immer darauf achten, dass die Unterlagen vollständig sind und keine Rechnungen fehlen, ersparen Sie sich unnötigen Zeitaufwand und Ärger. Sie werden spätestens bei den Rechnungen des Steuerberaters feststellen, dass sich Ihre ordnungsgemäße Buchhaltung bezahlt gemacht hat. Auch Prüfungen des Finanzamtes können so deutlich reibungsloser und entspannter verlaufen.

Prinzipiell wird sich diese Vorgehensweise positiv auf die finanzielle Situation Ihres Unternehmens auswirken

Haben Sie Fragen?

Gerne beraten wir Sie hierzu digital via Skype oder Zoom.

Bleiben Sie gesund und zuversichtlich!

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Sandra Schmidt

ist Duale Studentin der Kanzlei Monschein und für die Seite Unternehmen & Steuer zuständig.

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