Reicht ein digital archivierter Beleg für die ordnungsgemäße Buchhaltung aus?

Im Moment erreicht uns immer wieder die Frage, ob die mit Hilfe von Softwarelösungen digital abgelegten Belege (z.B. in Datev Unternehmen Online; Lexoffice, SevDesk) für eine ordnungsgemäße Buchhaltung ausreichen.
Für die ausschließlich digitale Ablage von Belegen wird eine sogenannte Verfahrensdokumentation benötigt.
In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Der Deutsche Steuerberaterverband bietet hierzu eine Vorlage: https://www.dstv.de/interessenvertretung/aktivitaeten/tb-140-15-we-musterverfahrensdokumentation-zur-belegabgabe

Im Umkehrschluss heißt das, legt ein Unternehmer die Belege ausschließlich elektronisch ab und hat keine Verfahrensdokumentation erstellt, liegt keine ordnungsgemäße Buchhaltung vor.
Das heißt, es kann zu Hinzuschätzungen des Finanzamtes kommen.

Für eine sichere digitale Ablage gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Digitale Belegablage über Softwarelösungen (Datev Unternehmen Online; Lexoffice oder SevDesk) + Verfahrensdokumentation
  • Digitale Belegablage über Softwarelösungen (Datev Unternehmen Online; Lexoffice oder SevDesk) + Ablage der Belege in Papierform

 

ist Steuerberater und Gründer/Inhaber der Kanzlei Monschein in Offenburg.
Nebenberuflich ist als Autor/Dozent von Unternehmen & Steuer tätig.

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