Zeit bei der Buchhaltung sparen – Tipps für Selbständige

Wer in Deutschland selbständig arbeitet, ist gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet. Insbesondere Einsteiger empfinden diese Arbeit als quälend und zeitraubend. Aber auch Selbständige, die schon lange ihrer Tätigkeit nachgehen, haben mit der langatmigen Aufgabe oft zu kämpfen. Folgende vier Tipps helfen dabei, als Selbständiger bei der Buchhaltung Zeit zu sparen.

1. Die richtige Art der Buchhaltung wählen – nicht nur Gesetzestexte zählen

In Deutschland gibt es zwei Arten der Buchhaltung: Die einfache und die doppelte Buchführung. Viele Selbständige dürfen die erste Variante wählen, da ihr Jahresumsatz unter 600.000 Euro liegt, ihr Jahresgewinn unter 60.000 Euro und auch ansonsten keine gesetzliche Vorschrift (§ 242 III HGB) etwas anderes verlangen würde. Die einfache Buchführung ist nur eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Beispielsweise in eine Excel-Tabelle werden Einkünfte und Ausgaben eingetragen, die dann mit den einschlägigen Belegen beim Finanzamt einzureichen sind. Wer diese Methode nutzen darf, wählt sie in der Regel – einfach, weil sie Zeit zu sparen scheint. Leider ist es nicht ganz so leicht. Abseits der gesetzlichen Vorschriften ist die doppelte Buchführung in vielen Alltagssituation besser und spart faktisch Zeit, weil sie nicht bedarfsabhängig nachgeholt werden muss. Dies gilt beispielsweise in folgenden Fällen:

• Kreditantrag: Banken vergeben bekanntlich nur sehr ungerne Darlehen an Selbständige. Gerade bei Geschäftskrediten legen sie großen Wert auf eine doppelte Buchführung (und ein lückenloses Belegwesen).

• Saisonale Einschätzungen treffen können. Selbständige, deren Tätigkeit saisonale Schwankungen unterliegt, können diese mit der doppelten Buchführung sehr viel besser einschätzen. Dies liegt daran, dass nicht jeder Geschäftsvorfall sofort gebucht wird, sondern ein eigenes Konto für jeden Bilanzposten vorhanden ist.           

• Einkäufe planen: In der einfachen Buchführung tauchen Kosten für Einkäufe nicht aufgeschlüsselt auf. Es ist schwierig, den richtigen Zeitpunkt für den Ankauf von Waren zu finden. In der doppelten Buchführung ist dies einfacher. Der aktuelle Lagerbestand wird bei den Aktiva als AB („Anfangsbestand“) übernommen. Erfahrungswerte (basierend auf den bilanzierten Passiva) zeigen, wann wie viele Waren benötigt werden.

• Investitionsplanung: Eine EÜR gestattet keine gesicherte Investitionsplanung. Alltag ist jedoch, dass Teile der Überschüsse für künftige Ausgaben (IT, Werbung, etc.) bereits einen Bestimmungszweck haben. Über den Zweiklang aus Bilanzierung sowie Gewinn- und Verlustrechnung lassen sich solche Investitionen frühzeitig seriös planen.

Insgesamt gilt deshalb: In vielen Fällen kann eine doppelte Buchführung Zeit sparen. Sie ist besser als ihr Ruf.

2. Digitale Buchhaltung: Zeit durch den Einsatz künstlicher Intelligenz sparen

Selbständige können sich in der Regel nicht den Luxus eines Buchhalters leisten. Der digitale Wandel kann hierbei helfen. Beispielsweise lassen sich durch Buchhaltungsprogramme Rechnungen automatisch abwickeln. Bereits 2017 haben die Hälfte der deutschen Unternehmen auf die elektronische Fakturierung vertraut. Automatische Belegerkennungen und integrierte Schnittstellen für das Online-Banking sparen zusätzlich Zeit. Aber nicht nur darauf ist zu achten, wenn es um die Auswahl des passenden Buchhaltungsprogramms geht. Die Software-Lösung sollte eine gewisse Alltagsintelligenz besitzen. Als Beispiel: Lexoffice verfügt über DATEV-Schnittstellen, die auch der Steuerberater nutzen kann. Diesem ist es so möglich, alle Posten mit einem Mausklick zu übernehmen. Dies spart erheblich Zeit und Papier. Buchhaltungsprogramme sollten zudem warnen, wenn Geld nicht innerhalb der gesetzten Frist gezahlt wird. Gerade neue Selbständige vergessen häufig, die Zahlungsmoral ihrer Kunden oder Klienten zu kontrollieren. Der digitale Buchhalter kann diese Aufgabe übernehmen.

3. Eigenes Geschäftskonto führen

Selbständige, die ihre Tätigkeit beginnen, nutzen häufig ihr privates Konto. Freiberufler sind hierfür besonders anfällig. Tatsächlich ist das Geschäftskonto vom ersten Tag an ratsam. Der Grund ist sehr simpel: Die Zeit für die Buchführung entfällt, die sonst nötig wäre, um private von beruflichen Transaktionen zu trennen. Tatsächlich geht es aber nicht nur darum. Ohne Überblick über die geschäftlichen Finanzen wird es gefährlich. Das Statistische Bundesamt hat ermittelt, dass Insolvenzen sich in der Mehrheit der Fälle darauf zurückführen ließen, dass die Betroffenen keine ausreichende Übersicht über ihre Einnahmen und Ausgaben hatten. Das Geschäftskonto ist die erste Abhilfe.

4. Auch online Geschäftsaccounts einrichten

Während viele Selbständige durchaus ein eigenes Geschäftskonto bei ihrer Bank führen, sind solche Accounts online noch Mangelware. Berufliche Einkäufe beispielsweise bei Amazon werden nach wie vor mit dem privaten Account abgewickelt. Aber auch hier sind Geschäftskonten Pflicht. Für die Einkommensteuer lassen sich wesentlich schneller alle Ausgaben zusammenstellen. Zudem werden für Geschäftskonten stets Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis erstellt – was für die Vorsteuer wichtig ist.

Fazit: Buchführung ist Teil des Kerngeschäfts

Die Buchhaltung ist für Selbständige nur so lange eine zeit- und nicht selten Nerven raubende Pflichtaufgabe, wie die falsche Herangehensweise gewählt wird. Sie wird als zusätzliche Arbeit verstanden, die nur vom Kerngeschäft ablenkt. Tatsächlich ist die Buchführung aber nicht nur eine gesetzgeberische Notwendigkeit, sondern essentieller Bestandteil der eigenen Tätigkeit. Vom Kreditantrag bis zur Investitionsplanung funktioniert nichts ohne eine solide Buchführung. Eine seriöse Vorbereitung und eine Ausrichtung der Buchhaltung auf die Alltagserfordernisse sorgen dafür, dass sie wesentlich effizienter und schneller gelingt.

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Sandra Schmidt

ist Duale Studentin der Kanzlei Monschein und für die Seite Unternehmen & Steuer zuständig.

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