Mitarbeitermotivation 4.0 Teil 5

Steuer- und sozialversicherungsfreie bzw. weniger stark belastete Vergütungsbestandteile und alternative Möglichkeiten der Entlohnung sind aufgrund des höheren Nettoeffekts für Arbeitnehmer besonders attraktiv. Allerdings gibt es strenge und teilweise komplizierte Voraussetzungen für die Gewährung der steuerfreien Arbeitgeberleistung.
Im fünften Teil bieten wir Ihnen nützliche Tipps an:

Reisekosten

Wenn ein Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber geschäftlich unterwegs ist, können die während der Reise entstandenen Kosten als Reisekosten geltend gemacht werden.
Reisekosten können im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber steuerfrei gewährt werden.

Zu den Reisekosten gehören

• Fahrtkosten
• Reisenebenkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen

Fahrtkosten
Fährt der Arbeitnehmer mit dem eigenen Fahrzeug (PKW), kann der Arbeitgeber zeitlich unbegrenzt pauschal 0,30 Euro für jeden beruflich zurückgelegten Kilometer steuerfrei erstatten.

Die pauschalen Kilometersätze betragen für beruflich veranlasste Fahrten beim Einsatz verschiedener Fahrzeuge wie
Kraftwagen (PKW) – 0,30 Euro
Motorrad/ Motorroller – 0,20 Euro
Moped/ Mofa – 0,20 Euro

Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind zum Beispiel

• Parkgebühren
• Gepäckaufbewahrungsgebühren
• Kosten für WLAN (Businesspakete)

Reisenebenkosten können in der nachgewiesen Höhe auch steuerfrei ersetzt werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass es sich bei um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt.

Übernachtungskosten
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit die Übernachtungskosten steuerfrei vergüten.

Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:

• mit Hotelrechnung – die tatsächlich nachgewiesenen Kosten der Übernachtung
• ohne Einzelnachweis – mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung im Inland

Wichtig: Bei Übernachtungen im Ausland sind unterschiedliche Übernachtungspauschbeträge zu beachten.
Wenn eine Erstattung der Übernachtungskosten über Einzelnachweise erfolgt, sind diese zu dokumentieren (z. B. Hotelrechnung).

Verpflegungsmehraufwendungen
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer auch Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit steuerfrei gewähren.
Verpflegungsmehraufwendungen sind Kosten für Verpflegung außerhalb der eigenen Wohnung und dem täglichem Arbeitsplatz.
Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Form von Pauschbeträgen steuerfrei ersetzt werden.
Entscheidend ist hier die Dauer der Abwesenheit je Kalendertag.

Abwesenheitsdauer unter 8 Stunden -0,00 Euro
Abwesenheitsdauer von mind. 8 Stunden aber weniger als 24 Stunden – 12,00 Euro
Abwesenheitsdauer von 24 Stunden- 24,00 Euro

Wichtig: Für die gleiche Auswärtstätigkeit ist eine Gewährung von Verpflegungsmehraufwendungen auf einen Zeitraum von drei Monaten beschränkt (Dreimonatsregelung).
Außerdem sind bei einer Abwesenheit im Ausland unterschiedliche Abwesenheitspauschbeträge zu beachten.