Kassenänderung 2025

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die verpflichtende elektronische Meldung von Kassensysteme an die Finanzbehörde in Kraft. Diese Regelung soll die digitale Überwachung von Kassensystemen verbessern, Steuerhinterziehung verhindern und die Steuertransparenz erhöhen. In diesem Blogbeitrag möchten wir euch erklären was es für euer Unternehmen bedeutet und wie Ihr euch darauf vorbereiten könnt.

Was ändert sich?

Du hast ein Einzelhandelsgeschäft? Du bist Gastronom und führst ein Restaurant oder Café ? Dann kennst Du dich vermutlich mit den Vorschriften der Kassenführung und Kassensystemen aus. Wir erklären die neue Regelung dazu.

Du bist Onlinehändler und hast einen Showroom-/ Verkaufsraum? Auch dich betrifft die neue Regelung der Finanzbehörde, denn ab dem 01 Januar 2025 sind alle Betreiber von elektronischen Kassensysteme verpflichtet, ihr Kassensystem dem Finanzamt zu melden.

Diese Meldung erfolgt elektronisch und muss durch die zuständige Finanzbehörde in einem zentralen, digitalen System erfasst werden. Ziel ist es, eine lückenlose Dokumentation und Überwachung aller Kassenvorgänge zu ermöglichen. Mit der Einführung der elektronischen Meldung wird nun ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und Bekämpfung von Steuerhinterziehung gemacht.

Was sind die Vorteile der digitalen Kassenführung und von elektronischen Kassensystemen?

• Minimierung von Unsicherheiten durch klare Vorgaben zur Kassenführung
• Zeitersparnis, da manuelle Arbeiten wie das Erstellen von Kassenbüchern entfallen
• Weniger Papierverbrauch
• Bessere Kontrolle und Übersicht der Umsätze und Lagerbestände
• Fairer Wettbewerb, durch die einheitlichen Regeln für alle Unternehmen
• Bessere Nachvollziehbarkeit von Einnahmen und Ausgaben

Welche Kassensysteme sind Betroffen?

Betroffen sind alle elektronischen Kassensysteme, die für die Erfassung von bargeldlosen und baren Zahlungen genutzt werden. Aber auch Online Shops, die über eine Kasse zur Abwicklung von Zahlungen verfügen und mobile Paymentsysteme, die in Betrieben eingesetzt werden, fallen unter diese Regelung. Unabhängig davon, ob es sich um kleine Einzelhändler oder großen Ketten handelt, müssen alle Unternehmen ihre Kassensysteme melden.

Was ist wichtig für die Meldung?

Kassensysteme können nicht über Formulare oder PDF Vordrucke sondern lediglich digital gemeldet werden. Hierfür steht das Programm „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung. Alternativ kann die Meldung per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de erfolgen. Meldung der Kasse ist auch über DATEV MeinFiskal Schnittstelle möglich. Folgende Informationen werden für die Meldung  über die in eurem Unternehmen verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme benötigt:

• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung:
  Diese setzt sich aus der Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer der zer­ti­fi­zier­ten technischen Sicherheitseinrichtung zusammen. Die Anfor­de­run­gen an die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicher­heits­ein­rich­tung ergibt sich aus Kapitel 9.5 der Technischen Richt­li­nie BSI TR-03153.
  Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy. Hierbei be­deu­tet nnnn eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jah­res­zahl. Ggf. könnt ihr euch hierzu auch an den entsprechenden Kassenaufsteller wenden.
• Anzahl der verwendeten elektronischen Auf­zeich­nungs­sys­te­me
• Seriennummer aller verwendeten elektronischen Auf­zeich­nungs­sys­te­me
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Auf­zeich­nungs­sys­tems

In Zukunft muss innerhalb eines Mo­nats der Finanzbehörde mittgeteilt werden, wenn ein neues Kas­sen­sys­tem oder sonstiges elektronische Aufzeichnungssystem angeschafft oder ein vorhandenes Kassensystem oder sonstigen elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­systems außer Betrieb genommen werden. Die erste Meldung der Aufzeichnungssysteme muss bis spätestens 01.07.2025 erfolgen.

Was passiert bei Verstößen?

Wenn ein Kassensystem nicht korrekt gemeldet oder gegen die Bestimmung des Kassensicherungsverordnung verstoßt, müsst Ihr mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall mit einer Steuerstrafe rechnen. Besonders bei wiederholten Verstößen gegen die Meldungspflicht kann es zu schwerwiegenden finanziellen Konsequenzen kommen.

Fazit

Wenn Ihr ein Kassensystem betreibt, solltet Ihr euch frühzeitig auf die Regelung vorbereiten. Wir empfehlen euch, bereits jetzt eine Bestandsaufnahme der eingesetzten Kassensysteme zu machen und sicherzustellen, dass diese den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Bei Bedarf sollten auch notwendige Updates oder Systemwechsel in Erwägung gezogen werden, um die korrekte Meldung an das Finanzamt zu gewährleisten. Die Kassenänderung 2025 bietet euch als Unternehmer nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern eröffnet euch auch Möglichkeiten, Prozesse zu modernisieren, Kosten zu senken und den Geschäftsbetrieb effizienter zu gestalten.