Inventur – das musst Du als Unternehmer wissen! 

Sind tatsächlich noch 250 Pakete Kaffee auf Lager? Eine wichtige Frage, die es auch im Eigeninteresse im Rahmen einer Inventur zu klären gilt. Denn ob die Zahlen der Buchbestände mit den vorhandenen Beständen übereinstimmen, können Dir wichtige Hinweise für eine saubere bzw. unsaubere Bestandsführung sowie Schwund oder Diebstahl geben. Die Inventur hilft Unternehmen dabei, die aktuelle finanzielle Lage einschätzen zu können, umso Missstände rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.  

Muss ich eine Inventur durchführen?

Zur Durchführung einer Inventur sowie Aufstellung eines Inventars sind grundsätzlich Kaufleute gemäß §240 HGB verpflichtet – zusätzlich zur Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.  

Sowohl Freiberufler als auch sämtliche Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, müssen rein gesetzlich keine Inventur vornehmen. 

Achtung: Die Inventur ist nicht zu verwechseln mit Inventar 

Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Die gesetzliche Verpflichtung zur Ausführung einer Inventur besteht zu folgenden Zeitpunkten: 

• bei der Eröffnung eines Unternehmens 
• bei der Übernahme eines Unternehmens 
• bei der Schließung oder Veräußerung eines Unternehmens 
• zum Ende eines jeden Geschäftsjahres 

Wie wird eine Inventur korrekt durchgeführt?

Eine Inventurliste ist in der Regel so angelegt, dass die folgenden Daten separat voneinander – für jede Artikelart einzeln – erfasst werden können:

• Artikelnummer

• Artikelbezeichnung 

• Inventarnummer 

• Menge: Stückzahl, Gewicht, Volumen oder Größe – je nach Art 

• Wert (Einzelwert und Gesamtwert) 

Was muss bei der Inventur beachtet werden?

Dazu zählen:

• Vollständigkeit aller vorhandenen Bestände 

• Vollständigkeit aller angegebenen Werte 

• Richtigkeit der aufgelisteten Posten

• Wirtschaftlichkeit / Einzelbewertung (in Bezug auf die Zumutbarkeit) 

• Wesentlichkeit des Anlagevermögens 

• Klarheit der einzelnen Bestände 

• Nachprüfbarkeit aller Angaben

• Rechtzeitigkeit
   

Der Inventurwert bemisst sich am Netto-Einkaufspreis. Ware, die sich schon länger im Bestand befindet („Ladenhüter“, spätestens ab einem Jahr), wird entsprechend abgewertet. Eine Inventur pro Kalenderjahr immer zum selben Stichtag ermöglicht es, Bestand und Veränderungen des Warenbestandes zu dokumentieren. 

Hinweis: Du bist Amazonhändler und lagerst deine Ware in einem Amazon Lager? Auch diese Waren sowie das Verpackungsmaterial müssen erfasst werden. Amazon bietet hierfür die Möglichkeit sich die Daten der Warenstände im Sellercentral zu ziehen. 

Arten der Inventur: 

Die Wahl der geeigneten Methode hängt von den entsprechenden Anforderungen des Unternehmens, der Art der Bestände und den vorhandenen Ressourcen ab, die erfasst werden müssen.  

Stichtagsinventur: Bei dieser Methode werden die Bestände an einem bestimmten Stichtag erfasst. An diesem Datum werden alle vorhandenen physischen Bestände gezählt, um den genauen Wert zu ermitteln. Diese Inventurart wird meist zum Jahresende durchgeführt, um den Abschluss des Geschäftsjahres zu überprüfen. 

Stichprobeninventur: Ein zeitsparendes Verfahren, denn hier wird nicht der komplette Bestand gezählt, sondern nur eine repräsentative Stichprobe. Die Ergebnisse der Stichprobe werden dann hochgerechnet, um den Gesamtbestand zu schätzen.  

Permanente Inventur: Unternehmen, die ihre Bestände im Lager elektronisch mit einem Warenwirtschaftssystem verwalten, können die Bestände kontinuierlich über das gesamte Geschäftsjahr ermitteln. Zugänge, Abgänge sowie Veränderungen der Bestände werden so laufend berücksichtigt. Bei dieser Methode ermöglicht eine regelmäßige Aktualisierung der Bestandsdaten eine genaue Überwachung der Lagerbestände. 

Rollende Inventur: Über eine längere Periode wird hier kontinuierlich in regelmäßigen Abständen über das Jahr verteilt, erfasst.  

Bewertungsvereinfachungsverfahren:

Nach § 241 Abs. 1 HGB darf für die Inventur ein mathematisch-statistisches Verfahren verwendet werden um die Bestandserfassung zu erleichtern. Bei gleichartigen Vorratsgütern sind Verbrauchsfolgeunterstellungen möglich, sofern diese den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung nicht entgegenstehen.
Gleichartig sind Güter bei Funktionsgleichheit (gleiche betriebliche Verwendung) oder Artgleichheit (gleiche Warengattung aufgrund er Beschaffenheit) 

Fifo-Verfahren (§ 256 Satz 1 HGB): Es wird unterstellt, dass die zuerst angeschafften Vermögensgegenstände zuerst verbraucht oder veräußert werden (first in – first out) 

Lifo-Verfahren (§ 256 Satz 1 HGB): Es wird unterstellt, dass die zuletzt angeschafften Vermögensgegenstände zuerst verbraucht oder veräußert werden (last in – first out) 

Durchschittsmethode (§240 Abs. 4 HGB): Die Abgänge innerhalbe der Periode werden mit einem Durchschnittspreis aller Zu-/Abgänge in einem Wirtschaftsjahr bewertet. 

Gruppenbewertung (§240 Abs. 4 HGB): Die Güter der Gruppe werden nicht gesondert nach Art und Menge differenziert und die gleichartigen Vorratsgüter werden mit dem gewogenen Mittel (Durchschnittswert) bewertet. 

Festwertverfahren (§240 Abs. 3 HGB): bei gleichartigen Wirtschaftsgüter mit ähnlichen Funktionen, die regelmäßig ersetzt werden und deren Gesamtwert für das Unternehmen von untergeordneter Bedeutung ist (z.B. Hotelgeschirr) kann ein Festwert für die Vorratsgüter angesetzt werden. Alle drei Jahre ist eine körperliche Bestandsaufnahme vorzunehmen. Bei Überschreitung des Festwert über 10% ist ein neuer Festwert anzusetzen. 

Hinweis: Geringwertige Anlagegüter müssen nicht in das Bestandsverzeichnis aufgenommen werden, wenn sie im Jahr ihrer Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben wurden und ihr Wert nicht mehr als 150 Euro beträgt. 

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