Im ersten Jahr Selbstständigkeit Steuern sparen – die besten Tipps und Tricks

Wer ein Gewerbe anmeldet oder als Freiberufler arbeitet, sollte von Beginn an das Thema Steuern im Blick behalten. Letztendlich lässt sich mit ausreichend Überlegung im Vorfeld durchaus Geld sparen – hier einige Anregungen, die Orientierung geben.

Selbstständige sind für alle Aspekte ihres Einkommens selbst verantwortlich – und damit natürlich auch dafür, dass alle anfallenden Steuern pünktlich bezahlt werden. Abhängig von der konkreten Geschäftstätigkeit können neben der Einkommenssteuer natürlich auch Umsatzsteuer und Gewerbesteuer anfallen. Dreh- und Angelpunkt ist deswegen die korrekte Buchhaltung, die jederzeit einen klaren Überblick zur finanziellen Situation geben sollte. Nur so lässt sich rechtzeitig gegensteuern, um die Steuerlast zu optimieren. Dazu stehen auch schon im ersten Jahr der Selbständigkeit einige Möglichkeiten zur Auswahl.

Voraussetzung für Steueroptimierung: exakte Buchhaltung

Während eines Steuerjahres fallen die unterschiedlichsten Kosten an, die sich entweder ganz oder teilweise als Betriebskosten den erzielten Einnahmen gegenüberstellen lassen. Damit verringert sich der Gewinn – und ebenso die darauf zu zahlenden Steuern. Abhängig vom Unternehmensgegenstand sind das in der Regel folgende Positionen:

• Miete – entweder für Geschäftsräume oder anteilige Privatmiete für das Home-Office
• Kosten für Telefon, Internet und Porto
• Löhne und Gehälter sowie Sozialversicherungsanteil für festangestellte Mitarbeiter
• Kfz-Kosten
• Bewirtungskosten bei Geschäftsessen
• Kosten für Büromaterial
• Kosten für Fachliteratur und Fortbildungen
• Steuerberatungskosten
• Präsente für Geschäftspartner bis jeweils 40 Euro
• Zinsen für Kredite

Rechnungen und Quittungen, mögen die Beträge auch klein sein, summieren sich recht schnell. Sie müssen nicht einzeln mit der Einkommenssteuererklärung eingereicht, sollten aber sorgsam aufbewahrt werden. Es mag verlockend erscheinen, zunächst alle anfallenden Belege zu sammeln, um sich nur einmal im Jahr mit dem Thema Steuern zu befassen – allerdings ist es nach Ablauf des Steuerjahres zu spät für gezielte Optimierungsmaßnahmen.

Sinnvoll ist es daher, von vornherein eine intelligente Buchhaltungssoftware zu verwenden. Damit lässt sich einerseits die eventuell notwendige Umsatzsteuervoranmeldung im Handumdrehen erledigen, andererseits können Betriebsausgaben rechtzeitig geplant werden, um das Steuerergebnis zu beeinflussen. 

Wer gerade dabei ist zu Gründen oder in den letzten 24 Monaten bereits losgelegt hat, findet bei der Gründungsplattform Lexrocket ein kostenloses Angebot für eine passende Software.

 Doch auch die Einnahmen lassen sich in vielen Fällen steuern – hier ein Überblick zu den möglichen Maßnahmen.

Steuern sparen – vorausschauend und überlegt

Einige Tipps mögen simpel klingen, haben sich aber in Praxis bewährt:

1. Einhaltung von Fristen des Finanzamtes

Vor allem bei der Umsatzsteuer, aber auch bei allen anderen Steuererklärungen zahlt sich Pünktlichkeit aus: Für Verspätungen erhebt das Finanzamt drastische Säumniszuschläge, die sich durchaus summieren können. Im ersten Jahr der Selbstständigkeit muss die Umsatzsteuer monatlich vorangemeldet werden, um die Umsätze einschätzen und ein geeignetes Intervall festlegen zu können – außer die Kleinunternehmer-Regelung greift.

2. Betriebsausgaben vorausschauend planen.

Bis zum Ende des Jahrs mit geplanten Anschaffungen zu warten, erweist sich in der Regel nicht als zielführend: Kostet ein Computer zum Beispiel mehr als 410 Euro, muss er abgeschrieben werden – die Kosten lassen sich also nur auf mehrere Jahre verteilt absetzen, was den steuerlichen Effekt minimiert. Besser ist es, die notwendigen Anschaffungen auf der Grundlage einer laufenden Buchhaltung über das gesamte Jahr hinweg zu planen.

3. AfA vorziehen

Bezogen auf größer Anschaffungen wie den genannten Computer bietet sich eine Alternative an: Für geplante Investitionen können Rücklagen gebildet werden: die sogenannte vorgezogene Abschreibung für Abnutzung (AfA). Dieser muss jedoch tatsächlich eine Anschaffung folgen – nämlich innerhalb von drei Jahren. Hier empfiehlt sich die Einschaltung eines Steuerberaters.

4. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Bleiben die Betriebsausgaben jeweils unter 410 Euro, lassen sich diese direkt und vollständig geltend machen. Alternativ kann eine Sammelposten-Abschreibung genutzt werden, sollte die betriebsgewöhnliche Dauer der Nutzung der angeschafften Güter fünf Jahre umfassen – ein Steuerberater gibt hier gerne Auskunft.

5. Gewinne nach hinten verschieben

Insbesondere bei größeren Projekten, für die mehrere Teilrechnungen gestellt werden, können Selbstständige die Einnahmen in das nächste Steuerjahr verschieben. Ebenso lässt sich der Bezug von Waren oder Leistungen terminlich steuern, allerdings sind hier einige Erfahrungen notwendig, um den Geschäftsbetrieb nicht zu gefährden.

6. Leasing statt Finanzierung wählen

Bei der Anschaffung von Maschinen oder Fahrzeugen kann Leasing steuerlich sinnvoll sein: Die Raten können komplett abgesetzt werden – die Abschreibung des Fahrzeuges über viele Jahre entfällt also.

7. Spenden und Sponsoring nutzen

Zeichnet sich ein hoher Gewinn ab, können gezielte Spenden an förderwürdige Institutionen oder ein Sponsoring gleich mehrere Vorteile bringen: Einerseits werden die Spendenempfänger finanzielle unterstützt, andererseits der Gewinn reduziert – und nicht zuletzt auch die Bekanntheit des Selbstständigen erhöht. Hier gelten allerdings strikte Regeln, sodass ein Steuerberater begleiten sollten.

8. Verpflegungsmehraufwand absetzen

Auch Selbstständige können für ihre Geschäftsreisen die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Ausschlaggeben sind Dauer und Zielort der Reisen. Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands lassen sich zum Beispiel ab eine Reisedauer von acht Stunden 14 Euro (2021) ansetzen, für Auslandsreisen gelten die Bestimmungen des Bundesfinanzministeriums.

Fazit: Steuern lassen sich auch im ersten Geschäftsjahr sparen!

Startups sind gut beraten, das Thema Buchhaltung und Steuern von Beginn an konsequent zu verfolgen. So können im Laufe des Steuerjahres sinnvolle Anschaffungen getätigt und Gestaltungsspielräume ausgeschöpft werden, um die Steuerlast sinnvoll zu reduzieren.