E-Rechnung – das musst du jetzt wissen!

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird der Rechnungsaustausch immer moderner. Eine zentrale Entwicklung in diesem Bereich ist die E-Rechnung. Ab dem 01. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend sein. So ist es im Wachstumschancengesetz des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) verabschiedet. Doch was genau steckt dahinter, welche Voraussetzungen braucht es und welche Vorteile bietet die E-Rechnung euch und eurem Unternehmen. In diesem Blogbeitrag möchten wir mit euch einen genaueren Blick darauf werfen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und somit auch eine schnellere elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Vergleich dazu ist eine bisherige „sonstige Rechnung“ eine Rechnung, die einem anderen elektronischen Format z.B. per E-Mail als PDF-Datei oder auf Papier per Postversand übermittelt wurde.

Die E-Rechnung ist ein Datensatz, der alle relevanten Rechnungsdaten enthält, sodass er direkt in das Buchhaltungssystem des Rechnungsempfängers eingelesen werden kann und auch eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein Beispiel für dieses Rechnungsformat ist die bereits bekannte sogenannte XRechnung, die in Deutschland bereits für Rechnungen an öffentliche Arbeitgeber verwendet wird.

Welche Voraussetzungen gelten für E-Rechnungen?

Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung der sogenannten EN 16931 entsprechen.

Außerdem kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger die Übermittlung der E-Rechnung vereinbart werden, wobei hier die Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, dass der Norm En 16391 entspricht und mit dieser interoperabel ist.

-> Es gibt 2 Möglichkeiten von E-Rechnungen, die diesen Gesetzesvorgaben und Normen entsprechen:

Die E-Rechnung z.B. als X-Rechnung (nur der Datensatz) und das sogenannte Hybride Format z.B. ZUGFeRD (PDF+E-Rechnung im Anhang)

Zeitliche Anwendungen der E-Rechnungspflicht

In mehreren Stufen soll der Abschied von Papierrechnung bis 2028 vollzogen und der Austausch von strukturierten, elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen vollständig umgestellt werden.

Zunächst gibt keine Meldepflicht an das Finanzamt. Das ‚Digital Reporting‘ soll zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. In Deutschland frühestens 2028, auf der EU-Ebene voraussichtlich ab 2028/2030.

Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

• Rechnungen die an Privatpersonen versendet werden (B2C-Leistungen)
• Sofern der Leistungserbringer oder -empfänger kein inländischer Unternehmer ist (aber Auswertung der Regelung auf EU-Ebene in Planung!)
• Für Leistungen zwischen zwei Unternehmern, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei sind
• Kleinbetragsrechnungen zwischen inländischen Unternehmern (Betragsgrenze 250,00 Euro)
• Fahrausweise, auch bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmern

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen für Rechnungsersteller?

• Vereinfachte Rechnungsstellung
• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
• Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
• Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung von Rechnungen
• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen für Rechnungsempfänger

• Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
• Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
• Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
• Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Fazit: Obwohl die Umstellung Herausforderungen mit sich bringen kann, ist das langfristige Nutzen unbestreitbar. Wenn Ihr jetzt in die Umstellung investiert, seid Ihr für die Zukunft bestens gerüstet.

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