Urteil zur Zeiterfassung – Was bedeutet das jetzt?

Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in vielen Unternehmen und Organisationen. Sie ermöglicht es, die Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genau zu dokumentieren und zu verwalten. Dadurch können Arbeitsabläufe optimiert und Kosten gesenkt werden. Wie kann die Arbeitszeiterfassung im Büro und Homeoffice eigentlich ausgestaltet werden und was muss hierbei beachtet werden?

Mit diesen und weiteren Fragen haben sich der Europäische Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) in der Vergangenheit beschäftigt. In seinem Urteil hat der EuGH entschieden, dass alle Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmenden gemessen werden kann. Das bedeutet:

• Die tatsächliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer muss erfasst werden.
• Die Erfassung muss manipulationssicher sein; dabei wird insbesondere Wert auf eine zeitnahe Erfassung gelegt.
• Die Erfassungsmethode muss für Mitarbeitende nutzbar sein und gleichzeitig für Betriebsräte und Aufsichtsbehörden zugänglich

Die Zeiterfassung muss dabei nicht zwingend elektronisch erfolgen, d.h. eine Stechuhr ist nicht unbedingt notwendig. Generell genügt beispielsweise eine Excel-Datei oder sogar ein Blatt Papier. Die Dokumentation der Arbeitszeit kann auf einer Vertrauensbasis durch die Mitarbeitenden erfolgen, der Arbeitgeber muss allerdings die Einhaltung kontrollieren. Außerdem hat das BAG entschieden, dass der Betriebsrat nicht entscheiden kann, ob ein Unternehmen eine Zeiterfassung einführen muss. Dafür kann dieser aber mitbestimmen, wie die Erfassung zu erfolgen hat.

Unterscheidung zwischen Zeiterfassung und Zeitdokumentation

Grundsätzlich sind die Begriffe Zeiterfassung und Zeitdokumentation voneinander abzugrenzen. Die Zeiterfassung kann durch eine Stempeluhr (Hard- oder Softwareterminal) oder eine App erfolgen und gilt in der Regel als manipulationssicher. Die Kontrolle durch den Arbeitgebenden ist dadurch möglich. Verstöße gegen die Arbeitszeiten sind hier klar ersichtlich. Allerdings ist diese konkrete Erfassung der Arbeitszeit nicht durch das EuGH-Urteil gefordert.

Durch das EuGH-Urteil gefordert wird die Zeitdokumentation. Diese erfolgt durch einen Selbstaufschrieb der Mitarbeitenden, beispielsweise durch die Hilfe eines IT-Systems, einer Excel-Liste oder einem Blatt Papier. Diese Form der Dokumentation ist nicht zwingend manipulationssicher und ist für die Arbeitgebenden in der Regel schwieriger zu kontrollieren.

Insbesondere bei Berufen mit flexiblen Arbeitszeiten kann eine detaillierte Zeiterfassung oder Zeitdokumentation zunächst als belastend angesehen werden. Darüber hinaus kann sie aber auch dazu beitragen, die Leistung der Mitarbeitenden zu verbessern. Durch die Überwachung der Arbeitszeiten können Arbeitgeber feststellen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe benötigt und wo möglicherweise Engpässe entstehen. Das wiederum kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Mitarbeiter effizienter einzusetzen. Bei der Thematik der Zeiterfassung sollte allerdings auch immer die Wahrung der Privatsphäre und das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Auge behalten werden. Die detaillierteste Zeiterfassung überhaupt ist es nicht Wert, dass sich die Arbeitsatmosphäre nachhaltig verschlechtert, denn auch ein zu hohes Maß an Überwachung kann sich negativ auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken.

Homeoffice ist nicht gleich Homeoffice!

Insbesondere bei dem Thema Homeoffice gehen die Haltungen der Arbeitgeber stark auseinander. Während manche auf Vertrauen und Flexibilität setzen befürchten andere, dass das Vertrauen missbraucht werden und die Arbeitsleistung der Arbeitnehmenden darunter leiden könnte. Aber Homeoffice ist nicht gleich Homeoffice.

Einerseits: Das Homeoffice als anderer Arbeitsort. Hier wird prinzipiell genauso gearbeitet wie im Büro. Kernarbeitszeiten, Anwesenheitspflicht und festgelegte Pausenzeiten sind definiert und müssen eingehalten werden; ggf. werden die Arbeitszeiten gestempelt. Es darf keine Vermischung von privatem und beruflichem erfolgen.

Andererseits: Das Homeoffice mit dem „New Work“-Gedanken. Hier wird dem Arbeitnehmenden bei der Zeiteinteilung freie Hand gelassen, es wird nur ein vorgegebener Rahmen definiert. Die Vermischung von privatem und beruflichem ist in Ordnung. Eine Zeitdokumentation muss erfolgen.

Welche Tools gibt es und was ist bei der Tool-Auswahl zu beachten?

Ein wichtiger Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist die verbesserte Datenaufzeichnung. Traditionelle Methoden der Zeitdokumentation sind anfällig für Fehler und Unregelmäßigkeiten, die zu Ungenauigkeiten bei der Datenaufzeichnung führen können. Durch die Verwendung einer Software können Unternehmen sicherstellen, dass die Datenaufzeichnung genau und zuverlässig ist, was zu einer verbesserten Transparenz führt.

Heutzutage gibt es einige Tools, die unterstützend bei der Erfassung und/oder Dokumentation der Arbeitszeiten mitwirken können. Unter anderem zählen hierzu Crewmeister, ZMI, ZEP und viele mehr. Bei der Auswahl eines passenden Tools sollten folgende Aspekte beachtet werden:

• Der Funktionsumfang: Zu welchem Zweck soll die Zeit erfasst oder dokumentiert werden? Spielt die Erfassung eine Rolle für eine Zuschlagsbewertung, das Zeitkonto oder eine Lohnschnittstelle? Soll sie der Planung von Personaleinsatz oder der Zeiterfassung von Projekten dienen?
• Die Unternehmensgröße: Muss das Tool die Zeiten für unter 30 Mitarbeitenden, unter 500 Mitarbeitenden oder über 1.000 Mitarbeitenden abbilden können?
• Die Branche: Ist das Unternehmen in der Gastronomie tätig oder vielleicht doch in der Produktion?

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