Verfahrensdokumentation – Was ist das?

Die Finanzverwaltungen im Land machen ernst. Als Unternehmer mit einem Datenverarbeitungssystem im Einsatz drohen Dir hohe Hinzuschätzungen bei der nächsten Betriebsprüfung, wenn Du keine Verfahrensdokumentationen für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vorlegen kannst. 

Eine konkrete Definition der Begrifflichkeit gibt es weder im HGB, noch in den Steuergesetzen. Jedoch soll damit detailliert beschrieben werden, wie Deine Buchhaltung entsteht. Aufbau, Organisation und individuelle Geschäftsprozesse müssen zusammengefasst und in schriftlicher Form vorliegen. Dazu gehören beispielsweise auch Dokumente zur Warenwirtschaft, E-Mail-Verkehr mit Buchhaltungsbezug, Unterlagen zur Lohnabrechnung und der Zeiterfassung im Betrieb. 

Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Umfang einer Verfahrensdokumentation

Detaillierte Vorgaben der Bestandteile einer Verfahrensdokumentation, die von den Finanzbehörden anerkannt wird, gibt es nicht. Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Datenverarbeitungsprozesse notwendig ist. Nach der GoBD müssen folgende Punkte Bestandteil sein: 

1. Eine allgemeine Beschreibung des Betriebes

In der allgemeinen Beschreibung des Unternehmens sind zunächst die Betriebsstrukturen darzustellen. Dabei soll das Unternehmen und die Branche mit dem zugehörigen Bearbeitungsbereich veranschaulicht werden. Anschließend sind die betrieblichen Arbeitsabläufe zu erläutern. Auch die Ausstattung des Unternehmens mit Vor-, Neben- und Hauptsystemen muss strukturiert mit sämtlichen Bestandteilen (Hard- und Software) dokumentiert werden. 

2. Die Betriebsdokumentation

Bei der Betriebsdokumentation werden die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen des internen Kontrollsystems dargestellt, welche Du eingerichtet hast, um äußerliche Eingriffe auf das DV-System wie zum Beispiel Veränderung und Löschung der Daten zu verhindern. Dies bezieht sich nicht nur auf die Zugangskontrolle zu den betroffenen Räumlichkeiten, sondern auch auf die technischen Maßnahmen der Benutzeridentifikation (Passwortschutz). Es muss deutlich veranschaulicht werden wie die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet wird. Dies bezieht sich auch auf die Weitergabe der Daten. 

3. Zuständigkeitsbereich des Dienstleisters

Die Anwenderdokumentation erklärt die Verfahren und Maßnahmen die bei der Verarbeitung von Belegen zu beachten sind. Sie beschreibt insbesondere wie Daten erfasst, erstellt, geprüft, vorbereitet, digitalisiert, abgelegt, archiviert und vernichtet werden. Darüber hinaus regelt die Anwenderdokumentation auch die Verfahren zur Kontrolle und die entsprechenden Verantwortlichkeiten der Hersteller von Hard- und Software. Von besonderer Bedeutung ist jedoch die Dokumentation der vor Ort vorgenommenen Individualprogrammierung. Dabei muss klar dokumentiert sein, welche Prozessmodule und Auswertungsmöglichkeiten in der Kasse eingerichtet wurden. Diese Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden. Hinzu kommt die technische Systemdokumentation. 

Hierbei geht es darum, dass der Hersteller offenlegt, wie die Datenbanken organisiert werden. Dabei soll die Frage beantwortet werden, wie Deine Daten effizient verarbeitet und dauerhaft für die Finanzverwaltung unveränderbar gespeichert werden.
Folgende Punkte müssen klar dokumentiert werden: 

• Erläuterung zum Datenbankmodell (inkl. Speicherung, Überschreibung und Löschung von Daten)
• Wie wird der Anwender unterstützt?
• Darstellung des Datenschutzes
• Vorkehrungen zum Schutz der Datenintegrität

Eine technische Systemdokumentation muss so aufgebaut und geschrieben werden, dass ein sachverständiger Dritter die Nachvollziehbarkeit der Eingaben und der Verarbeitung in der Datenbank in angemessener Zeit und ohne Kenntnisse einer Programmiersprache überprüfen kann. 

Folgen einer fehlenden/ fehlerhaften Verfahrensdokumentation

Als Steuerpflichtiger bist Du dafür verantwortlich, dass alle Deine elektronischen Aufzeichnungen, die Richtlinien der GoBD einhalten. Jedoch weist die GoBD darauf hin, dass eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation, welche die Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, kein formeller Mangel darstellt. Laut dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A4-S0316/13/10003) kann es somit nicht zum Verwerfen der Buchführung kommen. Gibt es die Möglichkeit ohne eine Verfahrensdokumentation eine Einzeldatenprüfung sowie eine Verfahrens- und Systemprüfung vorzunehmen, besteht grundsätzlich auch keine Schätzungsbefugnis. 

Eine fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation kann zur Verwerfung der Buchführung führen, wenn gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit gemäß § 145 Abs. 1 AO verstoßen wird. Außerdem kann es zu hohen Hinzuschätzungen kommen, wenn die benötigten Protokolle für die Einzeldatenprüfung ebenfalls nicht vorliegen.