Tipps und Tricks für die eigene Buchhaltung – So kann man Geld sparen

Für viele Unternehmer/innen gehört die eigene Buchhaltung nicht zu den beliebtesten Aufgaben.
Aber wenn man sich an bestimmte Regeln hält, ist alles ganz einfach.

Wichtig ist eine vollständige und geordnete Ablage.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass dadurch eine Finanzamtsprüfung um einiges besser verlaufen kann und der Prüfer weniger oder sogar keine Beanstandungen hat.

Sollten Sie einen Steuerberater haben, wird eine geordnete Buchhaltung auch sehr wichtig sein.
Sie können Geld sparen, wenn Sie dem Steuerberater die Buchhaltungsunterlagen sortiert und vollständig übergeben.
Muss er aber zuerst noch die erhaltenen Unterlagen sortieren und weitere Belege anfordern, kann dies um einiges teurer werden.

Wir haben für Sie einige Tipps aufgelistet, wie Sie Geld sparen können und ohne Bedenken der Prüfung des Finanzamts entgegensehen können.

Legen Sie einen Ordner mit sechs Registern/Unterteilungen an.

Wenn Sie die Belege in Programmen wie zum Beispiel „Datev Unternehmen Online, Steuerbüro Online, Dropbox“ digital ablegen, sollten Sie auch sechs Ordner anlegen.

Die Register/Unterteilungen/Ordner bezeichnen Sie mit den Begriffen:

• Kasse
• Bank
• Kreditkartenabrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Buchhaltungsauswertungen/Umsatzsteuervoranmeldungen

Für

• Verträge und wichtige Dokumente

sollten Sie bei Papierablage/digitaler Ablage ein weiteres separates Register/separaten Ordner einrichten.

Wichtig ist auch, dass Sie gleich nach Abschluss eines Vertrages Ihrem Steuerberater eine Vertragskopie weitergeben, dass er die benötigten Informationen hat und es dadurch zu keinen Rückfragen und Mehraufwand kommt.

Zu den einzelnen Ordnern ist Verschiedenes zu beachten.
Es gibt eine bewährte Vorgehensweise, wir geben Ihnen dazu die Anleitung.

• Kasse
In diesem Ordner/unter diesem Register legen Sie sämtliche Rechnungen und Quittungen der Bareinnahmen und Barausgaben ab.
Die Sortierung erfolgt nach dem Belegdatum.
Die Kasse darf niemals ins Minus geraten, sonst ist Ihre Kasse nicht ordnungsgemäß geführt.
Denn wenn kein Geld da ist, kann auch nichts gekauft oder ausgegeben werden.

• Bank
In diesem Ordner/unter diesem Register ordnen Sie die Kontoauszüge ein.
Die Sortierung erfolgt nach Datum auf- oder absteigend.
Bitte beachten Sie: Es sollten keine Auszüge fehlen.

• Kreditkartenabrechnung
In diesem Ordner/unter diesem Register legen Sie die Kreditkartenabrechnungen und die dazugehörigen Belege ab.

• Ausgangsrechnungen
In diesem Ordner/unter diesem Register fügen Sie sämtliche Rechnungen ein, die Sie Ihren Kunden übermittelt haben.
Bitte beachten Sie: Auch hier sollte die Sortierung nach dem Datum erfolgen.
Wichtig: Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss fortlaufend sein.

• Eingangsrechnungen
In diesem Ordner/unter diesem Register legen Sie sämtliche Rechnungen ab, die Sie von Ihren Lieferanten oder Dienstleistern erhalten.
Sollten Sie von einem Lieferanten/Dienstleister keine Rechnung erhalten haben, bitte unbedingt anfordern.
Onlinerechnungen und Rechnungen, die Sie per Paypal bezahlt, sowie Rechnungen, die Sie mit der EC-Karte bezahlt haben sollten, dürfen Sie ebenfalls nicht vergessen.
Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass solche Rechnungen oft übersehen werden.
Beachten Sie hierbei auch die Sortierung nach dem Datum.

Sollten Sie von einem Lieferanten/Dienstleister keine Rechnung erhalten haben, bitte unbedingt anfordern.
Wichtig: Der bezahlte Betrag kann ohne Rechnung nicht als Betriebsausgabe verbucht werden.

• Buchhaltungsauswertungen/ Umsatzsteuervoranmeldungen
In diesen Ordner/unter diesem Register fügen Sie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Summen- und Saldenlisten und die Umsatzsteuervoranmeldungen (Auswertungen vom Steuerberater) ein.
Auf den Auswertungen können Sie erkennen, ob Sie einen Gewinn oder einen Verlust gemacht haben und wie hoch die Einnahmen und Ausgaben waren.
Die Umsatzsteuervoranmeldung weist aus, wie viel Geld Sie monatlich/vierteljährlich an das Finanzamt bezahlen müssen.

• Verträge und wichtige Dokumente
In diesem Ordner/unter diesem Register legen Sie Verträge (z. B. Darlehens- oder Mietvertrag) oder andere wichtige Dokumente ab, die für die Buchhaltung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung wichtig sind.
Wenn Sie Ordnung halten, bleiben Ihnen große Suchaktionen erspart.
Oftmals benötigen Sie solche Dokumente kurzfristig.

Weitere Möglichkeit
Sollten Sie eine Buchhaltung mit einem kleineren Umfang haben und den Gewinn mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, gibt es auch noch eine weitere Möglichkeit, die Ablage der Belege zu gestalten.

Die Ordner/Register Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank und Kreditkarten-Abrechnungen werden zusammen abgelegt.

Die Ausgangs- und Eingangsrechnungen sollten Sie zu den entsprechenden Kontoauszügen hinzufügen.
Bei der Kreditkartenabrechnung gehen Sie mit den Belegen entsprechend vor.

Für kleinere Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst erledigen möchten, empfiehlt sich die Buchhaltungssoftware sevDesk.

Wenn man ein Gewerbe/Unternehmen anmeldet/gründet und eine Erstausstattung wie zum Beispiel Visitenkarten und Flyer braucht, können wir die Produkte von viaprinto empfehlen.

Besonderheit: Die Vorsteuer der Eingangsrechnungen ist immer in dem Monat abzugsfähig, in welchem die Rechnung gestellt wurde (Rechnungsdatum).

Beispiel: Sie haben eine Rechnung zum 30.03.2018 erhalten. Die Rechnung wurde aber erst am 06.04.2018 bezahlt. Die Vorsteuer können Sie somit im Juni oder im 1. Quartal 2018 geltend machen.
Am besten legen Sie diese Belege in einem separaten Register oder direkt hinter den Kontoauszügen zusammen mit einer Notiz ab.

Fazit
Sollten Sie nach dieser Anleitung vorgehen und immer darauf achten, dass die Unterlagen vollständig sind und keine Rechnungen fehlen, ersparen Sie sich unnötigen Zeitaufwand und Ärger.
Sie werden spätestens bei den Rechnungen des Steuerberaters feststellen, dass sich Ihre ordnungsgemäße Buchhaltung bezahlt gemacht hat.
Auch Prüfungen des Finanzamtes können so deutlich reibungsloser und entspannter verlaufen.

Prinzipiell wird sich diese Vorgehensweise positiv auf die finanzielle Situation Ihres Unternehmens auswirken.