Möglichkeiten der modernen Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater

Viele Unternehmer und Startup-Firmengründer wissen oft nicht, wie eine gute und moderne Zusammenarbeit zwischen ihnen und ihrem Steuerberater aussehen sollte und optimal funktioniert.
Diese Partnerschaft ist aber neben dem laufenden Geschäftsbetrieb für den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich entscheidend.
Unternehmer und Steuerberater sollten als Team agieren.

„Menschen, die miteinander arbeiten, addieren ihre Potenziale.
Menschen, die füreinander arbeiten, multiplizieren ihre Potenziale!“ (Steffen Kirchner)

Diese Darstellung beschreibt den Weg zum Erfolg.

Vor Beginn einer Zusammenarbeit sollte die Überlegung stehen:
Wie organisieren sich Unternehmer und Steuerberater unter- /miteinander idealerweise?

• Soll der Steuerberater die komplette Abwicklung (laufende Finanz- und Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen, laufende Beratung) übernehmen?
• Oder erledigt das Unternehmen diverse Bereiche selber?

Danach gilt es zu entscheiden, ob man mit digitalen Lösungen/Programmen arbeiten will oder ob die Ablage der Belege in Papierform erfolgen soll.

Komplette digitale Abwicklung durch Unternehmer und Steuerberater

Der Unternehmer legt sämtliche Belege digital in Datev Unternehmen Online ab.
Die Verbuchung erfolgt durch den Steuerberater und den Datev Buchungsassistenten, der hier in den meisten Fällen Buchungsvorschläge erzeugt.
So hat der Steuerberater alle Zahlen im Überblick und kann sofort eingreifen, wenn diese nicht mehr stimmen.
Die Buchhaltung kann täglich/wöchentlich/monatlich gemacht werden.
Der große Vorteil bei dieser Form der Zusammenarbeit ist, dass sämtliche Belege und Buchhaltungsauswertungen digital ablegt werden.
Das erspart allen Beteiligten bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt sehr viel Zeit, da der Prüfer nur noch eine DVD bekommt, auf der alle Buchungen mit den entsprechenden Belegen hinterlegt sind.
Die Softwarekosten betragen für das Programm Datev Unternehmen Online monatlich derzeit 10,50 € (zzgl. Umsatzsteuer).
Zusätzlich fallen Speichergebühren an. Diese berechnen sich je nach benötigtem Speicherplatz.

Mit der Software Steuerbüro Online ist eine digitale Belegablage auch möglich.
Die vom Unternehmer abgelegten Belege werden vom Steuerberater exportiert/übernommen und im Datev importiert/übertragen. Die monatlichen Kosten für die Software belaufen sich derzeit auf 7,99 € (zzgl. Umsatzsteuer).

Unternehmer übergibt dem Steuerberater die Unterlagen in Papierform

Hierbei bringt der Unternehmer monatlich/vierteljährlich/jährlich sämtliche Buchhaltungsunterlagen zum Steuerberater. Wichtig ist in diesem Fall, dass die Belege sortiert sind.

Die Sortierung sollte monatlich und nach folgenden Bereichen erfolgen:
• Kasse
• Bank
• Kreditkartenabrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Buchhaltungsauswertungen/Umsatzsteuervoranmeldungen

Der Steuerberater scannt die Belege ein und verbucht sie mithilfe des digitalen Datev-Buchungsassistenten.
Möglicherweise kann auch auf das Einscannen der Belege verzichtet werden (z.B. bei einer Jahresbuchhaltung).

Unternehmer erledigt die laufende Finanzbuchhaltung selber

Wenn der Unternehmer die laufende Finanzbuchhaltung selbst durchführt (z.B. über Datev , SevDesk oder Lexware), sollte ein monatlicher bzw. vierteljährlicher Austausch der Daten stattfinden.
So können Fehler festgestellt und Korrekturen vorgenommen werden.
Auf jeden Fall sollte der Unternehmer dabei Buchhaltungs-Kenntnisse haben, sonst kann das im Chaos enden.
Häufig ist es bei dieser Variante auch so, dass ein Daten-Austausch nur einmal im Jahr vorgenommen wird. Im Ergebnis kann das dann aber auch dazu führen, dass im Zuge des Jahresabschlusses viele Korrekturbuchungen vorgenommen werden müssen.
Die Kosten für den Jahresabschluss können deshalb unter Umständen das Doppelte oder Dreifache betragen, als bei den vorher genannten Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Der Unternehmer spart zwar innerjährig Geld, aber am Ende des Jahres ist die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen alles in allem teurer.

Laufende Beratung wichtig

Bei allen Möglichkeiten der Zusammenarbeit ist eine konstante Beratung durch einen Steuerberater für den Erfolg des Unternehmers und Unternehmens entscheidend.

Idealerweise sollten zwischen Unternehmer und Steuerberater vierteljährliche Gespräche stattfinden, bei denen betriebswirtschaftliche Auswertungen, Steuervorauszahlungen und zukünftige Planungen besprochen werden.
Außerdem ist es wichtig, dass man Steuervorauszahlungen im Blick behält und auf größere Nachzahlungen/Erstattungen termingerecht reagiert (z.B. Erhöhung/Senkung von Steuervorauszahlungen).
Dies gelingt am besten mit Hilfe eines Steuerberaters, der monatlich/vierteljährlich eine Hochrechnung zum Ergebnis erstellt.
Wenn im Team Unternehmer/Steuerberater alles perfekt läuft, sollte sich am Ende des Jahres keine größere Nachzahlung/Erstattung ergeben.

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